Ota vaihdepalvelu onnistuneesti käyttöön

Vaihdepalvelu on yrityksen käyntikortti, monesti soittajan ensikosketus yritykseen

Nopea ja asiantunteva vaihdepalvelu on selkeä odotusarvo. Vaihteenhoitajan odotetaan tuntevan yrityksen ja löytävän nopeasti oikean henkilön soittajan asiaan. Keskimäärin kohtaaminen vaihdepalvelussa kestää noin 30 sekuntia.

Vaihdepalvelu on monissa yrityksissä ulkoistettu. Tämä ei kuitenkaan saa näkyä loppukäyttäjälle. Pohjatyö pitää tehdä hyvin käyttöönottovaiheessa, jotta voidaan tuottaa hyvää palvelua.

Vaihdepalvelun käyttöönotto

En käsittele tässä teknisiä ratkaisuja. Ne tuskin itsessään kiinnostavat lukijoita. Ne ovat tärkeitä asioita. Niiden toimivuus ja yhteensopivuus varmistetaan ennen käyttöönottovaihetta ja yhteistyön aloittamista.

Tekniset asiat tuppaavat järjestymään, kun perusasiat ovat järjestyksessä: yhteistyö ja aikataulutus. Käyttöönottoprojektiin valitaan sekä teknisiä että operatiivisia avainhenkilöitä palvelua ostavasta ja sitä tuottavasta yrityksestä. Näin saadaan käyttöönottoon kattavuus toteutuksen eri osa-alueille. Sovitaan roolit ja tehtävät. Sovitaan sellainen aikataulutus, mikä on mahdollista tekniset ratkaisut huomioiden ja mitä osallistujien on mahdollista noudattaa.

Vaihdepalvelun käyttöönoton etenemistä katselmoidaan säännöllisesti

Kun molemmin puolin on nimetty käyttöönotto­projektille vastuuhenkilö, joka koordinoi etenemistä ja yhteistyötä meillä on hyvät mahdollisuudet hallitulle toteutukselle aikataulussa.

Ennen vaihdepalvelun starttilaukausta käyttöönottoon sisältyy vaihteenhoitajien koulutus. Asiakasyrityksen edustajan läsnäolo vaihdepalvelun aloituksessa auttaa saamaan nopeasti tietoa mahdollisiin pieniin aukkokohtiin. Samalla tieto päivitetään järjestelmiin ja työohjeisiin.

Uudet toimintatavat

Myös asiakasyrityksessä voi olla tarpeen omaksua uusia toimintatapoja. Nämä ovat käytäntöjä, jotka varmistavat, että vaihdepalvelun käytössä on ajantasainen tieto yrityksestä, henkilöistä ja heidän tavoitettavuudestaan. Henkilöstölle on hyvä viestiä vaihdepalvelun ulkoistamisesta sekä esitellä uusi palveluntuottaja ja uudet vaihteenhoitajat.

Onnistuneen käyttöönoton jälkeen operatiivinen yhteistyö sujuu juohevasti kun noudatetaan käyttöönotossa sovittuja käytäntöjä ja yhteistyömallia. Lopputuloksena asiakas saa nopeaa ja asiantuntevaa vaihdepalvelua, mikä antaa hyvän ensivaikutelman yrityksestä.

Vilkaise tätä

Anteeksi, väärä numero

Vaihdepalvelu-yrityksen käyntikortti

Marja Kiviniemi

 

 

 

Kirjoittaja

Marja kiviniemi