Back office -palveluiden ulkoistaminen – 5 syytä ulkoistukseen

Back office -toiminnot koetaan usein välttämättömäksi pahaksi. Ne kuitenkin ovat hyvin toimivan yrityksen tukijalka, jota ilman yritys ei toimi. Nämä tukijalan toiminnot vaativat oman resurssinsa, ja monessa yrityksessä varmaan pohditaan, kuinka back office -toiminnot saataisiin toimimaan tehokkaasti yrityksen ydinliiketoiminnan ohessa. Hoitaako back office -toiminnot itse vai olisiko järkeä ulkoistaa? Vastaus on kyllä, ulkoistaminen on järkevää!

Mitä back office -toiminnot ovat?

Back office -palveluihin voivat kuulua esimerkiksi:

  • laskutus/reskontranhoito
  • kopiointi/skannaus
  • arkistointi
  • tietokantojen ylläpito
  • tiedonkeruu
  • dokumentointi
  • asiakasrekisteripäivitykset ja
  • toimisto-/assistenttityöt
  • infotaulujen ylläpito
  • some-moderointi.

Viisi syytä back office -toimintojen ulkoistamiseen


1. Lisäät liikevaihtoa ja sitä kautta kannattavuutta

Back office -toiminnot kasvattavat yrityksesi hallinnollisia kuluja, ja ulkoistamalla kevennät niitä. Ulkoistetun palvelun kustannuksen saat varmasti takaisin, kun saat back office -toimintoihin varatun resurssin palvelemaan asiakasrajapinnassa – siellä mistä yrityksesi liikevaihto muodostuu. Ulkoistamisen kustannus myös joustaa volyymin mukaan, ja oman henkilökunnan palkkakustannukset pysyvät samoina, vaikka työn määrä vähenisi.

2. Parannat yrityksesi asiakaspalvelua – juuri sitä toimintoa, joka näkyy asiakkaillesi päin

Voit siis täysin keskittyä yrityksesi strategian mukaiseen ydintoimintaan ja -osaamiseen, murehtimatta back office -toimintojen sujumisesta yrityksesi varsinaisen liiketoiminnan ohella. Yrityksesi henkilöstöresurssi vapautuu tuottavaan toimintaan ja asiakasrajapintaan. Panostamalla asiakaspalveluun – sekä määrälliseen että laadulliseen – nostat yrityksesi imagoa ja sitä kautta yrityksesi liikevaihtoa sekä kannattavuutta.

3. Vapaudut henkilöstöresurssiin liittyvistä haastavista tilanteista

Back office -toiminnot tukevat yrityksesi toimintaa ja ovat täten tärkeä osa yritystäsi. Tällaisen tärkeän toiminnon taitajia yrityksessäsi pitää olla useampia, jotta lomien ja myöskin mahdollisten sairauslomien tuuraus järjestyy. Ulkoistettuasi back office -toiminnot vapaudut täysin resurssiin liittyvistä haastavista tilanteista! Ulkoistamalla back office -toiminnot panostat myös henkilöstön työtyytyväisyyteen mielekkäämpien työtehtävien kautta.

4. Yrityksesi back office -toiminnot tehostuvat

Kun ulkoistat yrityksesi back office -toiminnot, voit turvallisin mielin luottaa siihen, että ammattilaiset hoitavat työsi laadukkaasti ja oikea-aikaisesti. Voit itse keskittyä yrityksesi kehittämiseen ja voit rauhassa panostaa asiakaspalveluun. Ulkoistaessasi back office -toiminnot voit asettaa palvelutasotavoitteet, joiden toteutumista seuraamalla varmistut työn laadusta ja oikea-aikaisuudesta.

5. Nostat yrityksesi imagoa

Back office -toimintoihin kuuluu myös sosiaalisen median monitorointi. Sosiaalisessa mediassa tapahtuviin palautteisiin ja viesteihin tulee reagoida nopeasti. Nopealla reagoinnilla voidaan pysäyttää negatiivisen palautteen aiheuttama myllerrys. Ulkoistettuna monitorointi tapahtuu oikea-aikaisesti ja tehokkaasti, eikä sinun tarvitse varata yrityksestäsi resurssia monitorointiin.

Summa summarum: kun ulkoistat yrityksesi back office -toiminnot, saat kustannushyötyjä, parannat yrityksesi back office -toimintojen laatua ja voit keskittyä ydinliiketoimintaasi. Yrityksesi ydinosaaminen on tietotaitoa, joka erottaa yrityksesi muista saman alan yrityksistä. Tuon tietotaidon pohjalta syntyy asiakkaan saama lisäarvo, ja tuo lisäarvo takaa yrityksesi kilpailuedun sekä menestyksen nyt ja tulevaisuudessa.

Saat lisätietoa tästä linkistä

Lue myös tämä blogi

PuustinenUlla

 

 

 

 

Kirjoittaja

Ulla Puustinen

Account Manager, VNP